En Sígsig el trabajo se organiza mucho en grupo: asociaciones de tejedoras de paja toquilla, cooperativas, grupos de productores y talleres familiares que venden juntos. Esa forma de trabajar produce una cantidad de papeles que sorprende: actas, nombramientos, convenios, facturas, informes para entidades públicas. Y desde que casi todo se presenta en línea, esos papeles ya no se firman con esfero.
Aquí explicamos qué es la firma electrónica, cómo la obtiene una persona de Sígsig sin viajar a Cuenca y qué documentos concretos se resuelven con ella.
Primero lo básico: quién firma
La firma electrónica siempre pertenece a una persona, no a un grupo. Aunque el documento sea de una asociación, quien lo firma es su presidente, su representante o quien tenga la atribución. Por eso, en la práctica, dentro de una organización quienes primero necesitan certificado son las personas que ocupan cargos con firma.
Ese certificado lo emite una Entidad de Certificación de Información (ECI) acreditada en el Ecuador, y da al documento firmado el mismo valor legal que tendría con firma manuscrita.
Documentos que se firman en una organización
- Actas de asamblea y de directiva, que dejan constancia de lo resuelto y de quién estuvo a cargo.
- Nombramientos y cambios de directiva, que muchas entidades ya reciben en formato digital.
- Convenios con instituciones, ferias y compradores.
- Facturas por ventas conjuntas, cuando la organización o sus socias facturan la producción.
- Informes y rendiciones a entidades públicas o a programas de apoyo.
El tema está desarrollado en firma electrónica para actas de junta y nombramientos, con los cuidados que conviene tener al firmar documentos colectivos.
Y si trabajas por tu cuenta
Una tejedora que vende directo, un comerciante del centro, un transportista o un profesional independiente también la necesitan, por una razón mucho más simple: facturar. Toda factura electrónica se firma antes de enviarse al SRI. Sin certificado vigente, el comprobante no se autoriza y el cliente se queda sin su factura.
Si tu emprendimiento es pequeño y recién empieza, te va a servir firma electrónica para emprendedores y negocios personales, que explica en qué momento conviene sacarla.
Requisitos para persona natural
- Cédula de identidad vigente, fotografiada por ambos lados y bien legible.
- Certificado de votación vigente o el documento que corresponda.
- Correo electrónico activo al que tengas acceso.
- Celular con cámara para la validación de identidad.
- RUC, si lo tienes registrado.
Nada de esto cambia por vivir en una parroquia rural: los requisitos son nacionales y no dependen del cantón.
El trámite, sin viajar
- Llenas la solicitud en línea con tus datos y eliges vigencia y formato.
- Cargas las fotos de tus documentos desde el celular.
- Completas la validación de identidad por video o selfie.
- Pagas con el medio que prefieras.
- Recibes el certificado en el correo, en aproximadamente 30 minutos dentro del horario de atención.
El valor depende del formato y de la vigencia elegida y está publicado en la página de precios. Si en tu organización varias personas necesitan certificado, cada una hace su propia solicitud con sus propios documentos: no se puede tramitar "en bloque" con la cédula de una sola persona.
Cuando hay que firmar muchos documentos de una vez
A las asociaciones les pasa seguido: llega el momento de firmar veinte facturas, o un paquete de actas, o los anexos de un proyecto. Hacerlo uno por uno consume la tarde. Existen herramientas de firma masiva que procesan varios archivos con una sola operación, y están explicadas en cómo firmar varios documentos a la vez.
Ventas fuera del cantón y del país
Los sombreros de paja toquilla y la artesanía de Sígsig llegan a compradores de otras provincias y del exterior. Cuando la venta se formaliza, aparecen requisitos: factura, acuerdo de precios, constancia de entrega. Firmar electrónicamente permite cerrar esos acuerdos el mismo día, por correo, sin esperar a que alguien viaje.
Además, si la operación crece hacia la exportación, los sistemas de comercio exterior del Estado funcionan con certificados de ECI acreditadas, así que el mismo certificado sirve para ese frente.
Instalar y usar el certificado por primera vez
Recibido el correo, la instalación es breve. Si elegiste archivo .p12, lo abres en la computadora, ingresas la clave que definiste y queda listo para los programas de firma y facturación. En el celular se instala desde la aplicación de firma que uses. Con firma en la nube no instalas nada: firmas entrando con tus credenciales.
Para firmar documentos existe FirmaEC, el firmador oficial y gratuito del Estado, además de las opciones que trae tu sistema de facturación. El procedimiento siempre es parecido: abrir el documento, elegir tu certificado, ingresar la clave y guardar el archivo firmado.
Haz una prueba con un documento sin importancia el mismo día que recibes el certificado. Así, cuando llegue el acta que hay que presentar con plazo, ya sabrás exactamente dónde hacer clic.
Facturación electrónica: el complemento
La firma habilita; el sistema de facturación emite. Del mismo grupo que TuFirma es Azur, facturación electrónica autorizada por el SRI, pensada para negocios y organizaciones pequeñas que necesitan emitir comprobantes sin complicaciones técnicas. Puedes crear tu cuenta en azur.com.ec/registro.
Cuidados con el certificado
- Es personal. Si eres presidente de una asociación, tu certificado no debe quedar en manos de terceros, porque quien lo use estará firmando como tú.
- Cuando cambia la directiva, el certificado no se transfiere: la nueva persona tramita el suyo.
- Guarda respaldo del archivo .p12 y anota la clave en un lugar seguro.
- Revoca de inmediato si crees que alguien más tuvo acceso al archivo y a la clave.
Preguntas frecuentes
¿La asociación puede tener una sola firma para todas las socias?
No. El certificado se emite a una persona identificada con su cédula. Cada socia o directivo que necesite firmar debe tener el suyo.
¿Puedo sacarla si vivo en una parroquia alejada?
Sí, siempre que tengas señal para completar la solicitud y la validación de identidad. No hay que presentarse en ninguna oficina.
¿Sirve para firmar actas que se presentan a entidades públicas?
Sí. Los documentos firmados con certificado de una ECI acreditada son aceptados por las plataformas del Estado.
¿Cuánto demora?
Aproximadamente 30 minutos desde que la solicitud queda completa, dentro del horario de atención.
¿Qué pasa cuando vence?
Deja de firmar y deja de autorizar facturas. La renovación es también en línea y conviene hacerla antes de la fecha de caducidad.
¿Necesito computadora?
Para el trámite basta el celular. Para firmar después, puedes usar el teléfono o una computadora, según el formato de certificado que elijas.
Si en Sígsig te toca firmar actas, presentar documentos o empezar a facturar, no hace falta bajar a Cuenca por un trámite. Solicita tu firma electrónica aquí y recíbela en aproximadamente 30 minutos.